Автопідтвердження оплати у Planfix через WayForPay
На прикладі, виявимо процес з однієї дії, який в режимі очікування займав до 6 годин. Покроково налаштуємо автоматичний сценарій, скоротивши процес у 21600 раз — до миттєвого виконання.
-
Андрій Терещеня
передісторія
Опис процесу
Наш клієнт використовує систему управління підприємством Planfix, яку ми впровадили раніше. І саме через Звіти у Planfix було виявлено причину затримки отримання деяких замовлень виробництвом.
Компанія виготовляє вироби на замовлення по індивідуальних параметрах. Гарантією того, що замовник не відмовиться від замовлених виробів і компанія не буде в збитку – є оплата замовлення перед подачею специфікації у виробництво.
Як відбувається процес
Після погодження специфікації, клієнт оплачує замовлення. Відповідальна особа (в цьому випадку бухгалтер) підтверджує успішну оплату в карточці замовлення CRM Planfix. Після цього спрацьовує автоматичний сценарій, який передає замовлення на виробництво. Все оптимізовано та відпрацьовано, працювало як годинник.
З часом було впроваджено онлайн оплату замовлення на сайті через шлюз WayForPay. Бухгалтер отримував повідомлення про успішну оплату (через email) і далі по процесу як описано вище. З часом деякі замовлення видавалися на день пізніше за планованого з відповідними наслідками.
Звернувшись до нас за порадою, ми запропонували клієнту зробити звіт, який відображав час переходу між статусами. І тільки підтвердили його підозри, щодо затримки тих замовлень які оплачувалися через WayForPay.
Затримки між отримання оплати й подачі замовлення на виробництво були інколи до 6 годин. Чи багато це? Так — це багато, це лише одна дія в довгому процесі. Кількість онлайн транзакцій збільшувалося, що ще більше могло ускладнити ситуацію. Людський фактор? Так, бухгалтер не завжди переглядала листи, інколи ігнорувала листи вважаючи їх не важливими і об'єктивно — це не її основна робота.
Рішення
Ми запропонували зробити просту інтеграцію WayForPay з Planfix.
Для цього будемо надсилати повідомлення про оплату з WayForPay прямо у Planfix та обробляти сценарієм, який сам додасть це повідомлення та відповідну аналітику у правильне замовлення. Далі детальна інструкція з налаштування інтеграції WayForPay з Planfix.
Інструкція
Налаштування повідомлень у WayForPay
Заходимо в особистий кабінет WayForPay.В Налаштуваннях магазину вибираємо Повідомлення. Додаємо одержувача:
- вибираємо EMAIL;
- додаємо раніше створену віртуальну поштову адресу у Planfix;
- ставимо галочку успішні платежі;
- зберігаємо.
В налаштуваннях платіжної сторінки, додамо Додаткове поле з назвою “Номер замовлення". Це потрібно для ідентифікації у Planfix замовлення, яке було оплачено.
Для написання правил обробки віртуальної скриньки в Planfix, потрібно знати шаблон повідомлення про успішну оплату від WayForPay. Він має такий вигляд:
Написання правил обробки віртуальної скриньки у Planfix
Заходимо у Керування акаунтом, далі Робота з Email та Віртуальні поштові скриньки, обираємо потрібний нам email.
1. Умовою спрацьовування буде адреса відправника.
2. Витягуємо дані з повідомлення в Інфоблоки: Сума, Номер замовлення, Дата та ідентифікатор платежу.
3. В основному завданні, вибираємо: Додати дію в наявну задачу за номером задачі, що збігається з Інфоблоком "Номер замовлення".
4. Додаємо аналітику Доходи в підзавдання замовлення (замовлення – це надзавдання) по шаблону із заповненими полями з Інфоблоків.
Отже, ми отримали аналітику Доходи з сумою оплати у підзавданні, що відповідає нашому номеру замовленню (надзавданню). Це звільняє відповідальну особу від підтвердження оплати (заповнення аналітик). Але ще потрібно автоматично перевести замовлення в процес виробництва.
Налаштування сценарію
Щоб автоматично перевести замовлення в процес виробництва нам потрібно перевірити чи збігаються сума оплати зі сумою замовлення. Для цього в шаблоні підзавдання до якого додається аналітика Доходи створюємо три поля:
- Сума до оплати – числове поле, яке заповнюється автоматично при створенні; значення підтягується зі замовлення (надзавдання).
- Оплачено – це підсумок аналітики Доходи по полю "Сума".
- Різниця – це обчислювальне поле, а саме різниця між першими двома полями.
Налаштовуємо сценарій, який спрацьовує коли "Різниця" дорівнює нулю. Замовлення (надзавдання) автоматично переходить в статус "У виробництві".
Послуги впровадження системи управління підприємством Planfix
Рішення для CRM, системи управління виробництвом, або керування завантаженням працівників, документообіг та багато іншого в одну місці.
Замовляйте консультацію
Які результати отримали
- Після оплати через WayForPay, замовлення потрапляє на виробництво миттєво.
- Відповідальний за контроль оплат випадає з процесу.
- Замовленням не можливо відправити в роботу не отримавши оплати.
Здавалося б, легше підтвердити оплату — це лише одна дія, але вона повторювальна, а значить її потрібно автоматизовувати.
Це не єдиний технічний спосіб автоматизації подібного процесу. Налаштування можуть відрізнятися від обраного платіжного сервісу та технічних можливостей.
Терміни виробництва, постачання, доставки тощо — це важливі показники, на які орієнтуються клієнти при виборі компанії. Щоб вчасно виконувати свої зобов'язання перед клієнтом, потрібно оптимізувати та максимально автоматизовувати весь ланцюжок виконання замовлення.
Вдосконалюйтеся, а ми посприяємо у цьому!
починається з консультації!
Зателефонуйте нам, або надішліть заявку на консультацію
